1. Was geschieht, wenn ein(e) Studierende(r) die ID-Karte vergessen sollte?

Seit die Scanner durch Smartphones ersetzt wurden, lässt sich die Anwesenheit der Studierenden auch ohne das Scannen der ID-Karte erfassen. Auf den Smartphones werden die jeweiligen Veranstaltungen und die angemeldeten Teilnehmer:innen inklusive Fotos angezeit, sie können dann manuell ausgewählt werden. 

Im System können Anwesenheiten nur dann erfasst werden, wenn die Studierenden zur jeweiligen Veranstaltung angemeldet sind. 

2. Was geschieht, wenn ein Dozent das ElAn-Smartphone vergessen hat, oder es aus irgendeinem technischen Grund nicht funktionieren sollte?

Der/Die jeweilige Dozenzt:in sollte eine einfache Anwesenheitsliste unter Auflistung von Name und Vorname aller teilnehmenden Studierenden improvisieren. Der/Die Dozent:in, bzw. der/die ElAn-Beauftragte der jeweiligen Einrichtung kann die Anwesenheiten dann problemlos im Stundenplan der jeweiligen Einrichtung nacherfassen. 

3. Wie ist es um die Datensicherheit bestellt?

Der Computer, der die Anwesenheiten speichert, unterliegt den strengsten Sicherheitsauflagen. Sein Inhalt wird regelmäßig "gespiegelt". Das heisst, das regelmäßig ein Backup angelegt wird, welches einen Verlust von Daten nahezu unmöglich macht. Selbst wenn es peripher zu einem Datenverlust kommen sollte, wären diese zentral immer noch in einem, bzw. sogar in mehreren  Backup´s abrufbar.
Die eingesetzten Scanner genügen einem durchaus anspruchsvollen Industriestandard. Die Daten werden nicht nur auf zwei verschiedenen (!) Wegen übertragen und abgespeichert, sondern jede Betätigung einer Taste wird von einem unabhängigen System mitgeloggt.
Ganz sicher ist diese Datenspeicherung jedoch dem "alten" System der Laufkarten überlegen. Diese gingen nämlich pro Semester bei immerhin 2 bis 3 Studierenden verloren.

4. Wird es zukünftig auch eine Anwesenheitserfassung in den Vorlesungen geben?

Nein!!! Selbstverständlich dreht es sich hierbei nur um die bisher auch teilnahmepflichtigen Veranstaltungen im Kleingruppenunterricht! Für dieses Projekt wurde extra eine Änderungs der Studienordnung erforderlich. Gemäß Artikel I dieser Änderungsordnung wurden in der Studienordnung im § 9 Absatz 1 folgende Sätze angefügt:
Für die Erfassung und Dokumentation der jeweiligen Teilnahme an den Veranstaltungen gemäß § 8 Abs. 1 bis 3 hält die Medizinische Fakultät ein elektronisches Erfassungssystem vor, das eine zentrale Ausgabe der Leistungsnachweise gemäß § 27 ÄAppO durch das Institut für Ausbildung und Studierendenangelegenheiten ermöglicht.Die Medizinische Fakultät ermöglicht es den Studierenden, dieses System auf freiwilliger Basis zu nutzen. Datenschutzrechtliche Bestimmungen sind zu beachten. Studierenden, die das elektronische Erfassungssystem nicht nutzen, ermöglicht es die Medizinische Fakultät, den Nachweis der regelmäßigen Teilnahme auf andere Weise (=Laufkarte) zu führen.
Der §9 der Studienordnung weist jedoch folgenden Wortlaut auf:
"Die Erteilung eines Leistungsnachweises für die Veranstaltungen gemäß § 8 Abs. 1 - 3 (!) setzt den  regelmäßigen und erfolgreichen Besuch voraus."
Die Absätze 1 bis 3 des Paragraphen 8 beziehen sich jedoch nur auf Seminare, Kurse, Praktika und Studiengruppen bezieht. Die Vorlesungen werden in diesem Paragraphen erst in dem Absatz 4 erwähnt. Mit diesem Kunstgriff wurde die Anwesenheitserfassung ganz klar auf den Kleingruppenunterricht beschränkt.
Mit anderen Worten: Laut Studienordnung ist eine Anwesenheitserfassung NUR für den Kleingruppenunterricht ERLAUBT.5.

5. Welche personenbezogenen Daten werden durch das ElAN-System an die Institute weitergegeben?

Die Institute bekommen - wie immer - die Namen und Matrikel-Nummern der angemeldeten Studierenden nur einmal zu Beginn des Semesters in schriftlicher Form (auf Papier!) mitgeteilt, um ihnen eine Möglichkeit zur Organisation des Unterrichtes zu geben.
Im Rahmen des Elan-Projektes erhalten die Institute KEINE weiteren Daten!!! Nur wenn die Dozenten eine Studierendenkarte einscannen, erhalten sie ein akustisches Signal, ab der/die Studierende angemeldet war, oder nicht. Die selbe Information, die man auch mit einem Blick auf die Laufkarte gewinnen würde.

6. Wenn ein(e) Studierende(r) einen Termin über das ElAN-Sytem ändert, wird der ursprüngliche Termin dann für andere Studierende wieder freigegeben?

Selbstverständlich! Das ist ja gerade der Vorteil eines elektronischen Systems!
Der frei gewordenen Platz kann sofort wieder von jemand anderen in Anspruch genommen werden.

Für Ihre Fragen bezüglich der Anwesenheitserfassung steht Ihnen das Team des IfAS unter elan@uni-muenster.de und die "ElAn-Beauftragte" Frau Franzis Pagel gern zur Verfügung.