Jede Einrichtung, die an der Ausrichtung einer anwesenheits-pflichtigen Veranstaltung des klinischen Studienabschnittes beteiligt ist, verfügt über eine Anzahl an ElAn-Smartphones. Diese sind in der Regel im Geschäftszimmer oder an einem anderen hierfür speziell ausgewiesenen Ort hinterlegt. 

Die Smartphones sind für die jeweiligen Kliniken und Institute freigeschaltet. Am Kurstag selbst kann die Veranstaltung in der ElAn-App eingesehen werden. Durch Auswahl der Veranstaltung gelangt man auf die Teilnehmer:innliste.

Zu Beginn der Veranstaltung gibt es nun zwei Möglichkeiten: 

Durch Anlegen der ID-Karten der Studierenden an die Rückseite des Smartphones wird die Anwesenheit über den RFID-Chip erfasst. Es kommt zu einem akustischen Signal und der Name und das Bild werden mit einem grünen Haken versehen. 

Durch manuelles Auswählen der Studierenden über den Touch-Display kann der Haken genau so gesetzt werden. 
 

Damit die Veranstaltungen angezeigt werden und die gesetzten Anwesenheiten am Ende übermittelt werden können, müssen die Smartphones sich vor und nach der Veranstaltung einmal mit dem WLAN verbinden können. Während des Kurses ist zur Erfassung kein Empfang notwendig. 

Nach dem Kurs und in der vorlesungsfreien Zeit müssen die Smartphones geladen und ausgeschaltet werden, da sie ansonsten schnell nicht mehr funktionieren und ausgetauscht werden müssen. 

Sollten technische Probleme auftreten oder das Smartphone einmal vergessen worden sein, können die Anwesenheiten nachträglich von den Dozierenden in der Stundenplan-Verwaltung erfasst werden.